變化之中 中國公司需要怎樣的辦公空間設計

關于辦公空間設計，我們已經(jīng)看到過不少好案例。盡管諸如Airbnb的“溫馨豪宅”、Candy Crush的卡通王國和LinkedIn的美式復古風辦公室等仍被不少人視為“別人的辦公室”，仿佛遙不可及，但身處不斷成長的城市中，員工對辦公環(huán)境漸漸抱有越來越高的期待。

公司對辦公室（設計）的觀念也在變。一家公司在規(guī)劃辦公室時已經(jīng)不局限于只考慮“怎樣用最低的成本實現(xiàn)完整功能”“這個地方能裝下多少人”一類基本問題，而是會去思考工作場所如何能提升專注度和創(chuàng)造力，并促進大家共同協(xié)作。老板更加舍得對改善辦公環(huán)境進行投資了。

不過，要幫助公司流暢運轉而且更具競爭力，設計辦公空間時需要考慮很多因素——有些因素我們可能從未注意到它們如此重要。全球最大的辦公室家具設計公司之一Steelcase此前曾做過調研報告，指出公司的文化背景、員工的年齡段及身體健康狀況等，都值得加以關注。

最近，Steelcase又發(fā)布了一篇新報告，報告認為目前成長型市場（以中國和印度為例）發(fā)展得很迅速，但也無可避免地遭遇更復雜的商業(yè)環(huán)境，很多公司正在慢慢轉型，而辦公空間的設計也應該順應這樣的轉化。報告提醒我們多去理解（員工）不同的工作內容和不同的公司形態(tài)。

在看這份報告說了什么之前，我們想先簡單地介紹Steelcase這家公司，一個家具公司對辦公場所做深入研究并發(fā)表調研報告，也是順應辦公室設計觀念變化所做的轉變。

Steelcase原本主要開發(fā)高科技家具產(chǎn)品，但后來他們意識到，當商業(yè)現(xiàn)狀變得更移動化和全球化，人們的辦公需求隨之變化，只有空間而非產(chǎn)品的改變才能滿足人的需求，于是業(yè)務逐漸延伸到辦公場所咨詢和空間規(guī)劃服務。他們也會定期對不同公司的工作場所、工作方式進行調研，并發(fā)布相關報告。

作為家具公司，做這方面研究的目的之一在于，如果研究成果能夠幫助客戶重新思考自己的工作方式，從而提高工作效率與產(chǎn)出，這反過來同樣益于Steelcase的市場推廣和提升品牌價值。

“我們研究的核心就是人，或者說工作中的人。如果能夠理解影響員工工作表現(xiàn)的因素和實際活動，那么就能設計出解決方案來幫助他們更好地工作。當然有很多方式可以幫到他們，但我們的辦公空間解決方案所考慮的核心是，如何提高員工的敬業(yè)度、健康、協(xié)作、創(chuàng)新能力等等。”Steelcase亞太區(qū)Work Space Futures研究項目經(jīng)理Elise Valoe說。

這次《成長的市場》報告就是Elise Valoe帶領的研究團隊歷時一年多，走訪、考察中國、印度共20多家公司之后所得出的研究成果。

研究團隊先給出了這樣幾組數(shù)據(jù)：未來十年內，中國的城市人口新增4億；十五年內，中國和印度的中產(chǎn)階級人數(shù)將接近8億人。2010－2030年，勞動力人口增加一千萬。同時，為了適應發(fā)展，從2005到2025年，中國每年應該增加16－19億平方米的建筑面積。

這些數(shù)字意味著在迅速發(fā)展的同時，兩國公司還面臨環(huán)境變化更多、各類資源仍然缺乏等問題。以飆升的中產(chǎn)階級人數(shù)為例子，十五年之內中印兩國的中產(chǎn)階級多為 80、90 年代生人，他們比父輩更習慣于蓬勃發(fā)展的消費市場，并且，渴望變革。又比如，員工規(guī)模擴大，公司將面臨新增辦公空間的壓力，員工的工作也更復雜，涉及更多不同背景甚至跨地域的員工一同協(xié)作。

當辦公空間需要不斷應對這些新變化所帶來的新要求，Steelcase的報告向中國、印度公司提出的建議是：理解了公司的形態(tài)才能夠設計出更具競爭力的辦公環(huán)境。

他們將企業(yè)組織劃分為任務型組織（task based）、流程型組織（process based）、職能型組織（functional based）、綜合型組織（又稱矩陣型組織，matrix based）四類，并指出要有針對性的空間策略，依照公司的具體形態(tài)來進行辦公室規(guī)劃。

而無論這其中的哪一類，想在變化中獲得成功的公司，都要做到高效決策，建起可靠信任的關系，成員之間能快速主動地學習。這也是辦公室設計所要實現(xiàn)的實際目標。

任務型組織

公司的業(yè)務和服務相對較簡單的是任務型組織，例如呼叫中心、客服中心。這類公司員工人數(shù)多、勞動密集，因此公司非?？粗厝司杀?。但由于工作內容單調重復，辦公室密度大，員工們較難主動投入、積極性不高，人員流動性卻很大。

提高員工敬業(yè)度就成為這里辦公空間所要解決的首要問題。盡管基于這種工作的性質和內容，很難改變辦公室以格子間主導的現(xiàn)狀，但可以改善個人空間的細節(jié)，使個人的小間真正便利員工并增添他們的歸屬感：譬如增加放包和換鞋的空間，每個格子間都準備足夠的插座，辦公桌前擺上一塊可以列清單的書寫板。

同時，整個辦公區(qū)要提供教育空間和用于交流、討論的地方，并將協(xié)同工作的公共區(qū)域范圍擴大。報告還建議將協(xié)作空間設在中央，周圍才是個人的格間，這樣能方便交流，也不顯得過于擁擠。

改善格子間的細節(jié)，使其功能更完善，真正便利員工

領導者的座位設在顯眼位置，方便及時交流想法，也能加快解決問題的進程

流程型組織

第二類是流程型組織，專注于相關領域的發(fā)展，如工程、采購、分析等領域的公司。這樣的公司規(guī)模很大，員工多而且常以小組模式工作。

公司關注整個系統(tǒng)的可靠性，希望每一部分、每一個業(yè)務流程都可控，不會因為某些難以預測的因素影響工作交付質量。與此同時，各個流程與工作團隊都在不斷變化，因此培訓員工、學習新變化變得十分重要。

為了適合于小組方式工作、培養(yǎng)公司和員工的適應力，辦公室要支持小組活動，有充分的學習、合作，以及同事之間非正式交談的社交空間。這有助于團隊做出高效的決策，成員也能更快地建立起信任關系。

小組模式工作的房間需要能夠保持一定程度的私密性，比如說能讓人更專注、不被干擾地開會；而如果需要即時、快速地溝通問題，也可以去比較開放的空間來討論。

有足夠、多元的小組活動空間

職能型組織

職能型組織則對員工的專業(yè)能力或創(chuàng)造力有更高要求，目標成為某項業(yè)務或某個門類中的領先者，這類公司有諸如廣告公司、媒體等。公司會考慮怎樣去激發(fā)每個員工的靈感，讓他們創(chuàng)造出新的內容。員工能不斷學習專門知識，又能溝通想法，想法和知識經(jīng)過共享和精煉之后可以產(chǎn)生更大價值。

對于這類公司的辦公室解決方案比較明晰：更靈活。

個人座位面積設計得更大，員工能自由選擇坐不同的座位、選擇坐著或站著辦公。與前一類相似，中間公共區(qū)域（協(xié)作空間、學習區(qū)、社交區(qū)）也很大，只是格局和相應的家具都更多樣化。比如直接把協(xié)作區(qū)域的桌子設計成一塊能在上面書寫的白板/玻璃板，員工討論時就可以隨時表達想法，進行有效的溝通。

更大的協(xié)作空間

座位更舒適，員工自由選擇各種姿勢；設一些可以讓人站著辦公的桌子

社交區(qū)更靈活

綜合型組織

綜合型組織（矩陣型組織）是跨區(qū)域范圍最大的一類。公司會單獨成立專門的小組和團隊負責某個項目和任務，跨地域、跨國家，成員來自多種文化背景，全球分工模式也很復雜。所成立的專門小組和公司原來的結構相組合，就像矩陣一樣。

在這樣的公司，遠程協(xié)作、互相交流就變得比其他公司要困難。尤其是開跨國（視頻）會議時，既要考慮時差問題，也需要有合適的設備保證網(wǎng)絡和信息交流通暢。

綜合型公司的辦公室中，大部分空間都是為團隊設計的，個人座位以及固定座位很少，因為大部分人都在小團隊中協(xié)同工作，專屬于某個人的工作不多。這里的會議室類型很豐富，支持不同的會議，如跨國會議，需要有屏幕或通話設備，當場進行的正式或非正式會議則有相應的討論空間。

此外還要特別強調咖啡室的重要性，因為它功能多也更富變化性，吃飯、社交、工作、開會都可以在這里進行，既是一個充電、放松的空間，也能讓人在里面處于嚴肅專注的狀態(tài)。

配備不同功能的會議室，支持現(xiàn)場會議、視頻會議等各種類型的會議

Work Cafe，涵蓋了辦公場所、餐飲區(qū)、咖啡廳和社交中心的功能；如果設在戶外，陽光與自然無疑也有益身心健康

盡管建議依照公司類型來有針對性地規(guī)劃辦公空間，但Steelcase ‘Growth Market’研究團隊的研究員Wenli Wang說，不同公司的界限并不是涇渭分明的，它們的下屬部門也可以有形態(tài)上的交叉與分化，而最關鍵的還是在于理解什么樣的辦公室會更適合哪些特定公司與工作內容，通過改變員工的辦公行為（如更愿意互動，更愿意表達，對彼此更加信任等）來提升整個公司的運作效率。

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